Come firmare un PDF digitalmente in Italia (guida 2025)

"Firma il PDF e rimandamelo" è una richiesta sempre più comune, ma nasconde una distinzione importante: non tutte le firme digitali hanno lo stesso valore legale. In questa guida chiarisco i tipi di firma previsti dalla normativa italiana e europea, e spiego come apporli in pratica.

I tre tipi di firma elettronica

Il Regolamento eIDAS (EU 910/2014), recepito in Italia, definisce tre livelli di firma elettronica:

Firma Elettronica Semplice (FES)

È la firma con il livello probatorio più basso. Rientra in questa categoria qualsiasi meccanismo che identifichi il firmatario: scansione di una firma autografa, immagine della firma sovrapposta a un PDF, firma con dito su tablet.

Quando basta: accordi commerciali tra privati, documenti interni, preventivi, moduli non vincolanti. Non è sufficiente per atti che richiedono forma scritta per legge.

Firma Elettronica Avanzata (FEA)

È unica per il firmatario, è collegata ai dati firmati in modo da rilevare qualsiasi modifica successiva, e il firmatario ne ha il controllo esclusivo. Per essere valida deve essere creata con un processo certificato.

Quando serve: contratti di locazione, cessioni, documenti con valore probatorio elevato tra parti che si sono accordate sull'uso di FEA.

Firma Elettronica Qualificata (FEQ) — la più forte

È generata con un dispositivo sicuro (smart card, chiavetta USB crittografica) e si basa su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di fiducia accreditato (es. InfoCert, Aruba, Namirial). In Italia equivale alla firma autografa per qualsiasi documento, salvo eccezioni espressamente previste dalla legge.

Quando serve: atti notarili, contratti immobiliari, appalti pubblici, documenti fiscali vincolanti.

Come firmare un PDF con AmoiPDF

Lo strumento Firma PDF di AmoiPDF permette di aggiungere un'immagine della tua firma a un PDF — utile per la firma elettronica semplice.

1. Vai su Firma PDF
2. Carica il documento
3. Disegna la firma con il mouse o carica l'immagine di una firma esistente
4. Posizionala sulla pagina e sulla riga corretta
5. Scarica il PDF firmato

Per la firma digitale qualificata (FEQ) servono invece un certificato qualificato e il software fornito dal tuo ente certificatore (Aruba Sign, Dike, ecc.).

Come verificare una firma digitale su un PDF

Se hai ricevuto un PDF con una firma digitale e vuoi verificarne la validità, usa lo strumento Verifica firma. Controlla che il certificato sia valido, che il documento non sia stato modificato dopo la firma e che la catena di fiducia sia integra.

La marca temporale

Per alcuni documenti (soprattutto in ambito legale e fiscale) è necessario abbinare alla firma una marca temporale, che certifica il momento esatto in cui il documento è stato firmato. Questo impedisce di antedatare o postdatare contratti. La marca temporale viene rilasciata dai Certification Authority accreditati insieme alla firma qualificata.

Riepilogo pratico

| Caso d'uso | Tipo di firma | |---|---| | Preventivo, accordo commerciale | FES (immagine firma) | | Contratto tra privati | FEA o FES se concordata | | Atto pubblico, gara d'appalto | FEQ obbligatoria | | Documento interno aziendale | FES | | Fattura elettronica | Format XML con firma CAdES/XAdES |